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Design Sprint @ Galp – Promover uma cultura de inovação e colaboração interfuncional

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Design Sprint @ Galp – Promover uma cultura de inovação e colaboração interfuncional

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João Costa Ribeiro 4 minutos Partilha

O Design Sprint é um método de inovação desenvolvido pela Google Ventures que permite que, em 5 dias ou menos, qualquer equipa evolua desde a fase conceptual de uma ideia até à fase de protótipo funcional testado com clientes. O método está a ser largamente adotado por empresas de topo em todo o mundo (Google, Lego, Netflix, Tetra Pak, etc) de forma a ajudar projetos numa fase inicial, permitindo que as equipas validem rapidamente como as novas ideias e soluções são recebidas pelos clientes antes de investirem muito tempo e dinheiro na sua construção.

A Galp (5k+ colaboradores; 15B$+ em receitas anuais) é uma empresa integrada de energia com origem em 1848. Na equipa de Inovação da Galp, um dos principais pilares estratégicos é fomentar uma cultura de inovação e colaboração transversal em toda a empresa, acelerando a adoção de novas metodologias e novas formas de trabalhar. O Design Sprint é uma dessas metodologias e neste artigo vamos partilhar um pouco sobre a sua origem, os seus princípios subjacentes e as razões pelas quais optámos por espalhar a sua adoção pela empresa e pelos colaboradores.

A origem do Design Sprint

Eis um caso pelo qual muitos já passaram: temos uma grande ideia para resolver um problema e desejamos promovê-la dentro da empresa. Começamos a partilhar a ideia com os colegas, as pessoas começam a ficar entusiasmadas e a liderança dá luz verde para se começar a trabalhar nisso. Conseguimos reunir uma equipa de trabalho e o entusiamo é enorme. As reuniões sucedem-se, muitos e-mails e algumas apresentações em PowerPoint são criadas e partilhadas. Pouco a pouco, a excitação e o entusiasmo iniciais começam a diminuir. Torna-se mais difícil fazer com que as pessoas se reúnam, o feedback sobre os e-mails e apresentações partilhadas chega tarde ou nunca, e o próprio dinamizador da ideia começa a perder o interesse no projeto. 

Foi exatamente isso que Jake Knapp, designer de produtos e criador do Design Sprint, experienciou várias vezes enquanto trabalhador da Microsoft e da Google (apesar de serem duas das empresas mais inovadoras do mundo). Jake percebeu que, embora a Google oferecesse aos seus colaboradores a possibilidade de dedicar diariamente 20% do seu tempo aos seus próprios projetos, havia um padrão que se repetia: o entusiasmo inicial perdia-se no tempo através de uma miríade de reuniões, conversas e interações não estruturadas.

Em 2007, Jake teve uma ideia brilhante – e se pudéssemos fazer chamadas de vídeo dentro do nosso browser de internet sem instalar nada? Começou a explorar esta ideia dentro dos seus 20% de tempo permitidos, mas desta vez decidiu tentar uma abordagem diferente a essa gestão do tempo. Em vez de passarperíodos de tempo aqui e ali, em reuniões e apresentações não estruturadas, conseguiu reunir uma pequena equipa de trabalho e juntou num grande bloco os 20% de tempo dos elementos da equipa e reservou esses blocos de tempo nas suas agendas, com um único propósito em mente: criar no espaço de uma semana um protótipo da sua ideia, para depois ser partilhado com os outros.

Esta acabou por ser abordagem certa. Sem distrações e com um objetivo claro, Jake e a sua pequena equipa montaram um protótipo desta aplicação de videochamada e partilharam-na com outros membros da equipa do Gmail. A ideia começou a ganhar força e o protótipo rapidamente cresceu e acabaria por se transformar naquilo que hoje conhecemos como Google Meet.

De empresas a start-ups – A receita do Design Sprint

Depois desta experiência, o Jake focou-se numa forma de replicar esta “magic work week”. Este interesse transformou-se num novo projeto e pouco depois, em 2012, esta procura transformou-se num trabalho a tempo inteiro dentro da Google Ventures. A equipa conseguiu otimizar esta metodologia de trabalho através da sua execução com centenas de startups e ideias dentro do portfólio da Google Ventures (que incluía empresas como a Nest, Slack, etc.). Durante 6 anos, amadureceram esta abordagem e, em 2016, Jake Knapp, John Zeratsky e Braden Kowitz finalmente publicaram o livro “Sprint” com a receita final que abaixo se descreve:

  • Dia 1 - a equipa compreende o problema e define a direção para o sprint;
  • Dia 2 - a equipa produz um conjunto de soluções possíveis para esse problema;
  • Dia 3 - a equipa decide as soluções que vão avançar e prepara um storyboard para orientar a prototipagem;
  • Dia 4 - a equipa trabalha em conjunto para construir um protótipo realista;
  • Dia 5 - a equipa testa o protótipo com 5 clientes.

Ao longo de todos os dias, o Design Sprint obedece a 4 princípios fundamentais:

  • Sem distrações – durante o sprint focamo-nos apenas nele (sem e-mails, sem multi-tarefas, etc.);
  • Avançar é mais importante do que estar correto – o progresso durante o sprint é mais importante do que a perfeição. Queremos terminar o sprint para testar o nosso protótipo com clientes reais. O sprint tem processos de decisão claros e tem um decisor claramente identificado, para garantir que os avanços não param.
  • Obsessão pelo tempo – fortemente ligado ao princípio anterior, todos os exercícios no sprint são cronometrados e cumpridos rigorosamente.
  • Trabalho de equipa – há momentos para trabalhar sozinhos em silêncio e outros momentos para partilhar com o grupo. Isto torna o sprint um método inclusivo onde todos têm a mesma oportunidade de desenvolver e de partilhar as suas ideias.

Porque optámos por divulgar a adoção desta metodologia dentro da Galp?

A grande ideia com o Design Sprint é construir e testar um protótipo em apenas cinco dias ou menos. Pegamos numa pequena equipa, reservamos o nosso horário para os dias de sprint e progredimos rapidamente desde a definição do problema até à solução testada, seguindo uma série de etapas e exercícios.

Embora o Design Sprint seja uma metodologia útil para avançar rapidamente com uma ideia e verificar como uma determinada solução será recebida pelos clientes, a sua magia vem da capacidade em reunir e alinhar equipas interfuncionais através de modelos de colaboração inclusivos que criam entusiasmo, engagement e clareza de objetivos.

O setor energético está a mudar significativamente, e a Galp estabeleceu objetivos ambiciosos de descarbonização. Queremos ser net zero emissions até 2050 e, por isso, temos de abraçar a transição energética rapidamente. Aproveitar a experiência interna em diferentes áreas da nossa empresa, bem como colaborar com entidades externas focadas em problemas e em soluções específicas serão fundamentais neste processo. Startups, universidades, scale-ups, institutos de I&D, entre outros, possuem valiosas experiências adquiridas através da investigação científica e da experimentação, tão necessárias para alcançar este objetivo ambicioso.

Acreditamos que só conseguiremos "juntar todas as peças do puzzle" se trabalharmos juntos para aproveitar as capacidades de cada um de nós e, por isso, já treinámos mais de 60 pessoas na metodologia Design Sprint em todas as áreas da Galp (Comercial; Legal; RH; M&A; renováveis; P&O, etc.). Lançamos também, recentemente, a nossa Plataforma de Open Innovation, denominada Upcoming Energies. O Design Sprint será uma das peças deste puzzle, atuando como facilitador de inovação para ajudar as equipas a aproveitarem a energia e o otimismo que advém de saber que estamos a trabalhar em algo significativo e emocionante. Saiba mais sobre este tema e sobre o programa de Open Innovation da Galp aqui: http://upcomingenergies.pt

Let’s regenerate the future together!

João Costa Ribeiro

Innovation Lead na Galp

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